Quan es tracta d’esdeveniments corporatius o institucionals, és habitual que l’equip o organisme impulsor tingui el coneixement especialitzat en el contingut i la temàtica de l’esdeveniment. Tot i això, la feina de planificació, producció i logística que cal per dur a terme un congrés pot ser aclaparadora per als equips tècnics que no tenen experiència en aquest tipus de tasques.

És aquí on entra en joc la importància dels serveis de secretaria tècnica per a esdeveniments, que poden alleujar la càrrega de treball i garantir l’èxit de l’esdeveniment.

Externalització de la secretaria tècnica

Aquesta part de l’organització d’un esdeveniment se sol externalitzar a empreses especialitzades, que tenen el paper de secretaria tècnica. Les responsabilitats que pot assumir una secretaria tècnica dependran de la naturalesa de l’esdeveniment, però en general es podrien englobar en les tasques següents:

• Coordinar-se amb els ponents per assegurar-se que es compleixen tots els requisits necessaris per a la presentació de les seves ponències, així com la gestió del desplaçament i l’allotjament en cas que calgui.
• Gestionar el registre dels participants, la qual cosa inclou l’enviament d’invitacions, la recepció de les inscripcions i els pagaments, l’emissió de confirmacions i l’atenció per telèfon o correu electrònic.
• Comunicar-se amb els participants de l’esdeveniment, per mantenir-los actualitzats sobre el programa, emetre comunicats o proporcionar-los informació pràctica.
• Coordinar la logística de l’esdeveniment, com ara la reserva de sales, la contractació dels serveis de càtering, els audiovisuals i altres serveis tècnics.
• Dissenyar i produir materials amb la imatge de l’esdeveniment, incloent-hi roll-ups, cartelleria i materials per als participants.
• Garantir l’accessibilitat de l’esdeveniment per a tots els participants, cosa que pot incloure la contractació de serveis d’interpretació simultània, subtitulació en directe o streaming per augmentar l’abast del congrés.
• Dur a terme la relatoria de les sessions, que consisteix en la presa de notes per part de professionals del contingut tractat a l’esdeveniment per posteriorment elaborar un document escrit de qualitat que pugui ser difós entre els assistents, traduït o publicat.
• Controlar i gestionar el pressupost de l’esdeveniment per garantir que tots els serveis contractats i les despeses i els ingressos s’ajustin als fons assignats per al projecte.

Passos previs per contractar un servei de secretaria tècnica

Si necessiteu organitzar un esdeveniment i teniu limitació de temps i recursos, pot ser que hàgiu de considerar la contractació d’una empresa de secretaria tècnica per ajudar-vos en la tasca. Per facilitar-li la feina i assegurar-vos que tot es dugui a terme d’una manera eficient, li podeu proporcionar la informació necessària perquè pugui començar a treballar immediatament. Aquesta informació inclou:

• La definició dels recursos econòmics amb què compteu per a l’esdeveniment.
• La definició del disseny de l’esdeveniment: el format (congrés, jornada, reunió, presentació, etc.), el nombre previst de ponents i assistents, la distribució de les sessions, la seu si l’heu triada, les necessitats tècniques, etc.

Garantia d’èxit

En definitiva, la secretaria tècnica és clau per assegurar que el congrés funcioni sense problemes, que els participants estiguin ben atesos i que es compleixin els objectius de l’esdeveniment perquè aquest sigui tot un èxit. En externalitzar aquesta tasca, els equips tècnics de l’empresa o organisme organitzador es poden alliberar de la càrrega de treball i de l’estrès que moltes vegades suposa organitzar un gran esdeveniment.

A Teclat comptem amb una llarga trajectòria i experiència en l’organització i la producció d’esdeveniments. Si esteu buscant una empresa que us ajudi a fer que el vostre esdeveniment sigui tot un èxit, no dubteu a contactar amb nosaltres. Serà un plaer escoltar les vostres inquietuds i donar-vos un cop de mà.