Cuando se trata de eventos corporativos o institucionales, es común que el equipo u organismo impulsor tenga el conocimiento especializado en el contenido y la temática del evento. Sin embargo, la planificación, producción y logística que se requiere para llevar a cabo un congreso puede ser abrumadora para los equipos técnicos que no tienen experiencia en este tipo de tareas. Es aquí donde entra en juego la importancia de los servicios de secretaría técnica para eventos, los cuales pueden aliviar la carga de trabajo y garantizar el éxito del evento.

Externalización de la secretaría técnica

Por este motivo, esta parte de la organización de un evento suele externalizarse a empresas especializadas, que desempeñan el papel de secretaría técnica. Las responsabilidades que puede asumir una secretaría técnica dependerán de la naturaleza del evento, pero en general podrían englobarse en las tareas siguientes:

• Coordinarse con los ponentes para asegurarse de que se cumplen todos los requisitos necesarios para la presentación de sus ponencias, así como la gestión de su desplazamiento y alojamiento en caso de ser necesario.
• Gestionar el registro de los participantes, incluyendo el envío de invitaciones, la recepción de las inscripciones y pagos, la emisión de confirmaciones y la atención por teléfono o correo electrónico.
• Comunicarse con los participantes del evento, manteniéndolos actualizados sobre el programa, emitiendo comunicados e información práctica.
• Coordinar la logística del evento, como la reserva de salas, la contratación de los servicios de catering, los audiovisuales y otros servicios técnicos.
• Diseñar y producir materiales con la imagen del evento, incluyendo roll-ups, cartelería y materiales para los participantes.
• Garantizar la accesibilidad del evento para todos los participantes, lo que puede incluir la contratación de servicios de interpretación simultánea, subtitulación en directo o streaming para aumentar el alcance del congreso.
• Realizar la relatoría de las sesiones, que consiste en la toma de notas por parte de profesionales del contenido tratado en el evento para posteriormente elaborar un documento escrito de calidad que pueda ser difundido entre los asistentes, traducido o publicado.
• Controlar y gestionar el presupuesto del evento para garantizar que todos los servicios contratados y los gastos e ingresos se ajusten a los fondos asignados para el proyecto.

Pasos previos para contratar un servicio de secretaría técnica

Si necesitas organizar un evento y te encuentras limitado de tiempo y recursos, es posible que debas considerar la contratación de una empresa de secretaría técnica para ayudarte en la tarea. Para facilitar su trabajo y asegurarte de que todo se lleve a cabo de manera eficiente, puedes proporcionarles la información necesaria para que puedan empezar a trabajar inmediatamente. Esta información incluye:

• La definición de los recursos económicos con los que contáis para el evento.
• La definición del diseño del evento: el formato (congreso, jornada, reunión, presentación, etc.), el número previsto de ponentes y de asistentes, la distribución de las sesiones, la sede si la habéis elegido, las necesidades técnicas, etc.

Garantía de éxito

En definitiva, la secretaría técnica es clave para asegurar que el congreso funcione sin problemas, que los participantes estén bien atendidos y que se cumplan los objetivos del evento para que este sea todo un éxito. Al externalizar esta tarea, los equipos técnicos de la empresa u organismo organizador pueden liberarse de la carga de trabajo y del estrés que muchas veces supone organizar un gran evento.

En Teclat contamos con una larga trayectoria y experiencia en la organización y producción de eventos. Si estáis buscando una empresa que os ayude a que vuestro evento sea todo un éxito, no dudéis en contactarnos. Estaremos encantadas de escuchar vuestras inquietudes y echaros una mano.