En este artículo te explicamos en qué contextos es recomendable o incluso imprescindible contar con servicios de traducción para reuniones y formaciones en empresas y obtendrás valiosos consejos para la organización de eventos multilingües exitosos que garantizarán una comunicación altamente efectiva.
¿Cuándo debería contratar un servicio externo de traducción?
La necesidad de servicios de traducción para reuniones o formaciones internas surge en cualquier contexto empresarial donde la diversidad lingüística sea un factor significativo. Estos son algunos ejemplos:
- Empresas multinacionales: en empresas con presencia en varios países, es común que los empleados hablen distintos idiomas. En reuniones y formaciones internas, contar con servicios de traducción facilita la comunicación efectiva entre equipos de diferentes regiones, y asegura que todos comprendan la información crucial.
- Formación de equipos internacionales: cuando se imparte formación para equipos internacionales o bien cuando la persona que la lleva a cabo habla un idioma diferente al resto de participantes, los servicios de traducción para reuniones son esenciales para garantizar que todos ellos comprendan completamente los conceptos, políticas y procedimientos.
- Lanzamiento de productos a escala internacional: en el caso de empresas que lanzan productos a escala global, las presentaciones internas sobre nuevos productos, estrategias de marketing o campañas publicitarias pueden requerir servicios de traducción para reuniones para asegurar que todos los equipos estén al tanto de los detalles y puedan contribuir de manera efectiva.
- Reuniones de alta dirección: en las reuniones de la alta dirección, donde se toman decisiones estratégicas para toda la empresa, es crucial garantizar que todos los participantes, independientemente del idioma que hablen, comprendan completamente la información y puedan aportar sus perspectivas.
- Comunicación interna en empresas diversificadas: en empresas con una plantilla diversa que habla varios idiomas, la traducción para reuniones es esencial para la comunicación interna, así como para la divulgación de anuncios de la empresa, políticas internas, actualizaciones de recursos humanos u otros mensajes importantes.
- Entrenamiento de personal global: cuando se implementan programas de formación para empleados en diferentes partes del mundo, la traducción para formaciones facilita la asimilación del contenido por parte de los participantes y asegura que la capacitación sea efectiva y que todos los empleados estén alineados con los objetivos de la empresa.
- Eventos corporativos internacionales: conferencias, seminarios o eventos corporativos a escala internacional requieren servicios de traducción para que los participantes puedan entender las presentaciones y participar plenamente en las discusiones.
Al garantizar una comunicación efectiva en todos estos contextos, las empresas pueden optimizar la colaboración entre equipos y maximizar el rendimiento de sus empleados en un entorno globalizado.
¿Qué debo tener en cuenta si necesito servicios de traducción para reuniones o formaciones?
En Teclat creemos que es imprescindible ofrecer orientación al cliente que nos solicita servicios de traducción para reuniones multilingües con el fin de que pueda cumplir sus objetivos de compartir conocimientos, tomar decisiones y transmitir sus mensajes a todos los asistentes de forma exitosa. Estos son algunos de los consejos que damos:
Planificación anticipada
La traducción efectiva requiere tiempo para coordinar intérpretes, preparar material y asegurar que se disponga del equipo técnico necesario. Es crucial planificar anticipadamente y trasladar al proveedor de los servicios de traducción para reuniones todas las necesidades y cualquier información relevante con un buen margen de tiempo.
Recopilación de materiales relevantes
Envía a tu proveedor de servicios lingüísticos todos los materiales de los que dispongas, como presentaciones, documentos, programas u órdenes del día. Esto permitirá a los intérpretes prepararse adecuadamente, lo cual garantizará una traducción precisa y coherente.
Clarificación de idiomas necesarios
Asegúrate de comunicar a tu proveedor de servicios de traducción para reuniones todos los idiomas que se utilizarán en la reunión. Esto le permitirá asignar intérpretes adecuados para cada combinación lingüística y garantizar que todos los participantes sean atendidos.
Uso de tecnología adecuada
La interpretación simultánea es el tipo de interpretación que se utiliza más comúnmente en la traducción para reuniones, y requiere un equipamiento específico, como cabinas insonorizadas, el sistema llamado infoport o equipos de transmisión de audio y plataformas en línea si se hace de forma remota. Asegúrate de que tu proveedor te informa de todo el equipamiento que necesitarás de acuerdo con las características de tu reunión o formación y de que su instalación será posible allí donde vaya a celebrarse el evento.
Reuniones previas con los intérpretes
Existe la posibilidad de organizar reuniones previas con los intérpretes para revisar la terminología específica que se va a utilizar, detalles sobre la reunión y cualquier información relevante que pueda mejorar la calidad de la traducción.
Coordinación logística
Es importante colaborar estrechamente con tu proveedor para que te asesore con la parte de la logística del evento que esté relacionada con la traducción de la reunión o formación, incluyendo la disposición del espacio, la distribución de los equipos de traducción y la gestión de cualquier problema técnico que pueda surgir durante la reunión.
Gestión de turnos de intervención
Si la reunión involucra múltiples idiomas y se prevé que los participantes quieran intervenir a la vez, es muy recomendable organizar un sistema de gestión de turnos para garantizar que los intérpretes puedan trabajar de manera eficiente, comunicar lo que cada participante quiere transmitir y hacerlo sin interrupciones excesivas.
Preparación de los participantes
Es de gran importancia comunicar previamente a los participantes que habrá un servicio de interpretación e informarles del uso adecuado de los dispositivos para la traducción de la reunión o formación. Esto puede incluir el uso de auriculares, una explicación del proceso de interpretación y alentar a los oradores a hablar de manera pausada para facilitar la traducción, así como ubicar a los ponentes de modo que sean claramente visibles para los intérpretes.
Disponibilidad de soporte técnico
Asegúrate de que el proveedor te ofrecerá soporte técnico durante el evento para abordar cualquier problema relacionado con la tecnología de interpretación simultánea.
Evaluación posevento
Después de la reunión, es recomendable hacer una evaluación conjunta con tu proveedor del servicio de traducción para reuniones para trasladarle comentarios sobre la calidad de los servicios de interpretación. Esto ayudará a adaptar de forma cada vez más precisa el servicio a futuros eventos de tu empresa que requieran interpretación de idiomas.
Seguir estos consejos garantizará la calidad y el éxito de tus reuniones o formaciones multilingües, y asegurará una comunicación efectiva y una experiencia positiva para todos los participantes.
Si tienes a la vista una reunión o formación multilingüe que coordinar, ponte en contacto con nosotras para obtener asesoramiento. ¡Estaremos encantadas de ayudarte!
